Кадровые документы ИП

Между ООО и ИП как работодателями существует минимум различий. Следовательно, для ИП установлен примерно такой же объём обязательной кадровой документации, которую он обязан вести.

У ИП есть преимущество перед юридическими лицами в части воинского учёта. В соответствии с действующим законодательством у ИП нет обязанности вести воинский учёт своих работников. Организации такой учёт вести обязаны.

Оформление работников ИП

Рассмотрим, какие кадровые документы будет обязан вести ИП, который стал работодателем.

К обязательным кадровым документам относятся следующие:

1. Трудовой договор как основа возникновения трудовых отношений.
2. Документы, оформляемые при приёме работника (личная карточка работника по форме №Т‑2, приказ о приёме на работу по форме №Т‑1 или №Т‑1а).
3. График отпусков. Данный документ, в соответствии со ст.123 ТК РФ, является обязательным. График отпусков составляется не позднее, чем за две недели до наступления календарного года, и является обязательным как для работодателя, так и для работника. График отпусков составляется по форме №Т‑7, утвержденной Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 №1. В график отпусков должны включаться все работники ИП, которых он нанял на работу по трудовому договору. Сам ИП в график отпусков не включается, т.к. понятие «отпуск» для ИП не предусмотрено.
4. Табель учёта рабочего времени. В соответствии со ст.91 ТК РФ, данный документ является обязательным для каждого работодателя, в т.ч. и для ИП. В табеле учёта рабочего времени отражаются данные о фактически отработанном или не отработанном каждым работником времени. Табель учёта рабочего времени ведется по форме №Т‑13, утверждённой Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 №1.
5. Штатное расписание. ИП может нанимать себе в помощники большое количество работников, поэтому у него, как и в организации, может быть своя организационная структура. Если работников у ИП изрядное количество, то ему однозначно не помешает составить штатное расписание.

Прямая обязанность составлять штатное расписание прямо в законодательстве не предусмотрена. Однако, исходя из норм ст.15, 57 ТК РФ, в которых сказано, что если работник по трудовому договору нанимается на конкретную должность, то такая должность должна быть указана в штатном расписании. Если ИП нанимает себе на работу работников и в каждом договоре прописывает конкретные должностные обязанности каждого из них, то штатное расписание для него не обязательно. Если он решит облегчить процесс оформления работников путём указания в договоре только его должности, то такая должность обязательно должна быть в штатном расписании. Данный документ в любом случае будет полезен, поэтому им лучше не пренебрегать.

Штатное расписание представляет собой перечень создаваемых в организации должностей и величину окладов по этим должностям. Штатное расписание составляется по форме №Т‑3, утвержденной Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 №1.

6. Правила внутреннего трудового распорядка (ПВТР). В соответствии со ст.189 ТК РФ – это обязательный документ для каждого работодателя. В правила внутреннего трудового распорядка включаются положения о порядке приёма и увольнения работников, основные права, обязанности и ответственность сторон трудового договора, режим работы, время отдыха, применяемые к работникам меры поощрения и взыскания, а также иные вопросы регулирования трудовых отношений у данного работодателя.
7. Положение о персональных данных работников. В соответствии с п.8 ст.86 ТК РФ работники должны быть ознакомлены под роспись с документами работодателя, устанавливающими порядок обработки персональных данных работников, и об их правах и обязанностях в этой области. А в соответствии со ст.87 ТК РФ работодатель обязан установить порядок, регламентирующий хранение и использование персональных данных работников. ИП исключением не является – для него такой документ также является обязательным.
8. Расчётный листок. В соответствии со ст.136 ТК РФ работодатель обязан утвердить бланк расчётного листка, и с помощью него в письменной форме извещать каждого работника при выплате заработной платы.

Расчётный листок, в соответствии все с той же ст.136 ТК РФ, должен содержать сведения:

– о составных частях заработной платы за соответствующий период;

– о размерах иных сумм, начисленных работнику, в том числе денежной компенсации за нарушение работодателем установленного срока соответственно выплаты заработной платы, оплаты отпуска, выплат при увольнении и (или) других выплат;

– о размерах и об основаниях произведенных удержаний;

– об общей денежной сумме, подлежащей выплате.

Утвердить расчётный листок можно обычным приказом.

9. Правила и инструкции об охране труда. В соответствии с ч.2 ст.213 ТК РФ, работодатель обязан обеспечить разработку и утверждение правил и инструкций по охране труда, содержащих требования охраны труда в соответствии со спецификой своей деятельности, а также обеспечить ознакомление работников с данными правилами и инструкциями.

У ИП‑работодателя должны быть созданы инструкции по охране труда по каждой профессии, журнал вводного инструктажа и инструктажа на рабочем месте, документы, подтверждающие прохождение работниками обучения.

Отметим также, что в соответствии со ст.225 ТК РФ все работники, в том числе ИП‑работодатели, обязаны проходить обучение по охране труда и проверку знания требований охраны труда в порядке, установленном уполномоченным Правительством РФ федеральным органом исполнительной власти.

Данные правила установлены Порядком обучения по охране труда и проверки знаний требований охраны труда работников организаций (утв. Постановлением Минтруда России, Минобразования России от 13.01.2003 №1/29).

10. Приказы и распоряжения. Обязательность приказов и распоряжений прямо предусмотрена ТК РФ.

В отдельных статьях ТК РФ содержаться требования об издании определённых видов приказов и распоряжений по вопросам оформления, изменения или прекращения трудовых отношений. Помимо уже рассмотренного приказа по форме №Т‑1 в кадровом учёте применению подлежат также следующие виды приказов (распоряжений):

– приказ (распоряжение) о переводе работника на другую работу по форме №Т‑5 или группы работников по форме №Т‑5а;

– приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику по форме №Т‑6 или группе работников по форме №Т‑6а;

– приказ (распоряжение) о прекращении (расторжении) трудового договора с работником по форме №Т‑8 или с группой работников по форме №Т‑8а;

– приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку по форме №Т‑9 или группы работников по форме №Т‑9а;

– приказ (распоряжение) о поощрении работника по форме №Т‑11 или работников по форме №Т‑11а;

– приказ о применении дисциплинарного взыскания;

– приказ о снятии дисциплинарного взыскания;

– приказ об изменении штатного расписания;

– приказ о привлечении работника к сверхурочной работе;

– приказ об оплате сверхурочной работы;

– приказ о предоставлении дополнительного времени отдыха за сверхурочную работу;

– приказ о привлечении работника к работе в выходной или праздничный день;

– приказ о предоставлении другого дня отдыха за работу в праздничный день;

– приказ об установлении неполного рабочего времени;

– приказ об отзыве работника из отпуска;

– приказ о выплате материальной помощи.

Некоторые формы приказов из вышеперечисленных утверждены Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 №1, некоторые (для которых не указан номер формы), могут разрабатываться работодателями самостоятельно. Некоторые виды приказов, исходя из специфики вашей деятельности, вероятно, вам вообще не понадобятся.

11. Иные обязательные документы. Это документы, обязательность которых хоть и предусмотрена трудовым законодательством, но при этом ставится в зависимость от определённых действий работника или работодателя.

Заявления работника:

– о предоставлении ежегодного оплачиваемого отпуска работнику в возрасте до 18 лет, женщинам – перед отпуском по беременности и родам или непосредственно после него; работникам, усыновившим ребенка (детей) в возрасте до трёх месяцев (ч.3 ст.122 ТК РФ);

– о переносе ежегодного оплачиваемого отпуска, в случаях, предусмотренных (ч.2 ст.124 ТК РФ);

– о предоставлении отпуска по беременности и родам и по уходу за ребенком (ст.255‑256 ТК РФ);

– о расторжении трудового договора по инициативе работника (ст.80 ТК РФ);

– о выдаче работнику копий документов, связанных с работой (ст.62 ТК РФ);

– об оформлении новой трудовой книжки в связи с ее утратой, повреждением или по иной причине (ч.5 ст.65 ТК РФ);

– об оплате труда в неденежной форме (ч.2 ст.131 ТК РФ);

– о замене выдачи молока (других равноценных пищевых продуктов) компенсационной выплатой (ст.222 ТК РФ);

– о возмещении работодателем ущерба, причиненного имуществу работника (ч.3 ст.235 ТК РФ).

Уведомления работодателя в адрес работника:

– о времени начала отпуска (ч.3 ст.123 ТК РФ);

– о предстоящих изменениях определённых сторонами условий трудового договора (ч.2 ст.74 ТК РФ);

– о введении новых норм труда (ст.162 ТК РФ);

– о необходимости явиться за трудовой книжкой либо дать согласие на отправление её по почте (ч.6 ст.84.1 ТК РФ);

– о готовности работодателя произвести выплату задержанной заработной платы (ч.4 ст.142 ТК РФ);

– о предоставлении справки, подтверждающей состояние беременности (ч.2 ст.261 ТК РФ).

Уведомления работником работодателя:

– о подтверждении беременности (ч.2 ст.261 ТК РФ);

– о работе по совместительству (ч.5 ст.66 ТК РФ).

К обязательным в некоторых случаях кадровым документам относятся:

1. Положение об оплате труда и премировании. В соответствии со ст.135 ТК РФ, данный документ необходим, если условий о премировании и выплате дополнительных вознаграждений не содержится в ПВТР. Можно, конечно, обойтись и без такого положения, но в таком случае ИП не сможет начислять и выплачивать премии, а также производить различные доплаты. Если подобные выплаты не планируются – Положения не нужно, в противном случае оно обязательно.
2. Положение о ненормированном рабочем дне. Если вы нанимаете на работу работников, для которых в трудовом договоре устанавливаете ненормированный рабочий день, то в соответствии со ст.101 ТК РФ обязаны разработать локальный нормативный акт, содержащий перечень должностей работников с ненормированным рабочим днём. Данный перечень может содержаться в ПВТР, в этом случае отдельного положение не разрабатывается. Разумеется, что если ненормированный рабочий день для работников вы устанавливать не планируете, то и положение вам не понадобиться.
3. График сменности. В соответствии со ст.103 ТК РФ, если у ИП организована сменная работа, то такая работа должна производиться в соответствии с графиком сменности. Только в этом случае график сменности обязателен. Во всех остальных – в нём нет необходимости.
4. Должностная инструкция. Данный документ не предусмотрен в законодательстве в качестве обязательного. Однако если в трудовом договоре с работником не перечислены его трудовые обязанности, и содержится ссылка на должностную инструкцию, в которой и конкретизируется трудовая функция работника, такая должностная инструкция будет обязательной. Должностная инструкция может быть оформлена как отдельным документом, так и приложением к трудовому договору.

 

К необязательным кадровым документам относятся следующие:

1. Коллективный договор. Данный документ вполне может быть составлен и у ИП, хотя на практике – это редкость. В соответствии со ст.43 ТК РФ, коллективный договор – это правовой акт, регулирующий социально‑трудовые отношения между работниками и работодателем, заключаемый работниками и работодателем в лице их представителей. Коллективный договор могут включаться положения, касающиеся системы и размеры оплаты труда, выплаты пособий, переобучение работников, время отдыха, улучшение условий и охраны труда работников, гарантии и льготы, оздоровление и отдых, оплата питания работников и иные вопросы. Коллективный договор не является обязательным.

В соответствии со ст.50 ТК РФ коллективный договор подлежит уведомительной регистрации в органе по труду (как правило – это отдел по труду и социальному развитию при местной администрации).

2. Положение о подразделении. ИП никто не запрещает создавать структурные подразделения из групп работников одной функции. Положение о подразделении не является обязательным, но его наличие целесообразно, если у ИП множество работников и разветвленная организационная структура. Положения о подразделении позволяет разграничить полномочия между ними, а также четко определить задачи и функции, возложенные на работников данных подразделений. Если вы не испытываете необходимости в данном документе, то можете его не разрабатывать.
3. Договор о полной индивидуальной материальной ответственности. В соответствии со ст.244 ТК РФ работодатель имеет право заключать договоры о полной материальной ответственности с отдельными категориями работников с целью возмещения ими потенциального ущерба в полном размере.

Договоры о полной материальной ответственности могут заключаться с категориями работников, что перечислены в Постановлении Минтруда РФ от 31.12.2002 №85 «Об утверждении перечней должностей и работ, замещаемых или выполняемых работниками, с которыми работодатель может заключать письменные договоры о полной индивидуальной или коллективной (бригадной) материальной ответственности, а также типовых форм договоров о полной материальной ответственности».

Это могут быть кассиры, администраторы или иные работники, имеющие доступ к товарно‑материальным ценностям или деньгам ИП.

Заключение такого договора – право работодателя. Если не хочет – может не заключать.

4. Положение о порядке прохождения испытания. В трудовом договоре можно предусмотреть пункт об испытательном сроке. А в положении о порядке прохождения испытания можно определить критерии и условия, при выполнении которых работник считается прошедшим испытание. Документ создаётся на усмотрение работодателя.
5. Положение об охране коммерческой тайны. Данный документ не является обязательным, однако если в трудовой договор работника включаются условия о неразглашении информации, составляющей коммерческую тайну, работник должен быть ознакомлен с порядком и условиями ее обработки, получения, передачи. Порядок работы с конфиденциальной информацией могут быть включены также в ПВТР. В ином случае, если подобных документов нет, с работника сложно будет привлечь к дисциплинарной ответственности. Без определения четких критериев не за что будет и спросить.

Бухгалтерское, кадровое, консалтинговое обслуживание

6. Положение об аттестации. Положения об аттестации обязательны только для узкой категории работников (например, для руководителей унитарных предприятий, для государственных служащих, а также для работников некоторых других стратегических отраслей экономики). Для всех остальных работников положения об аттестации разрабатывать в обязательном порядке нет необходимости. Однако без положения об аттестации вы не сможете уволить неграмотного работника по п.3 ч.1 ст.81 ТК РФ (несоответствия работника занимаемой должности или выполняемой работе вследствие недостаточной квалификации, подтвержденной результатами аттестации). Подтвердить его несоответствие занимаемой должности можно только по результатам аттестации, для проведения которой и понадобиться такое положение. Если вы не считаете, что это вам необходимо, то можете такое положение не разрабатывать.